Datenschutzerklärung
Information für Nutzerinnen und Nutzer der App, der Website, des Administrationsbereichs und von ClubUp Partners
Diese Erklärung legt dar, wer Ihre Personendaten bearbeitet, zu welchen Zwecken, wie lange und wie Sie Ihre Rechte ausüben können. Sie gilt für die App ClubUp Club Manager, die Website ClubUp, den Administrationsbereich und die Plattform ClubUp Partners.
1 Identität und Rollen
ClubUp wird betrieben von der SwissClear B.V., einer Gesellschaft niederländischen Rechts, eingetragen unter der Nummer 98774956, Herengracht 320, 1016 CE Amsterdam, Niederlande, insbesondere handelnd durch ihre Zweigniederlassung Genf, Rue des Voisins 8, 1205 Genf, Schweiz, UID CHE-360.039.349.
Kontakt in Datenschutzfragen: hello@clubup.ch.
Für die Daten der Mitglieder, der Mannschaften, der gesetzlichen Vertreterinnen und Vertreter sowie für die Inhalte des Vereins bestimmt der Verein, dem Sie angehören, die Zwecke der Bearbeitung und handelt grundsätzlich als Verantwortlicher. ClubUp bearbeitet diese Daten im Auftrag des Vereins und nach dessen Weisungen.
Für die Daten, die zur Verwaltung der eigenen Vertragsbeziehungen, zur Rechnungsstellung, zur Unterstützung, zur Sicherheit der Plattform, zur Missbrauchsprävention und zum Betrieb der Website erforderlich sind, handelt ClubUp hingegen als Verantwortlicher. Die Identität und die Kontaktdaten Ihres Vereins sind in der App ersichtlich oder können beim Vorstand erfragt werden.
2 Bearbeitete Daten
| Kategorie | Beispiele | Herkunft |
|---|---|---|
| Identität und Kontakt | Name, Vorname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Postadresse, soweit erfasst | Sie selbst, Ihre gesetzliche Vertretung oder Ihr Verein |
| Vereinszugehörigkeit | Verein, Mannschaften, Rolle, Mitgliedschaftsstatus und Zugriffsrechte | Ihr Verein |
| Inhalte | Nachrichten, Mitteilungen, Antworten auf Termine, Dokumente, Fotos und Meldungen | Sie selbst, Ihr Verein oder andere berechtigte Mitglieder |
| Technische Daten | Benutzerkennung, Kennung oder Token für Benachrichtigungen, IP-Adresse, Verbindungsprotokolle und Sicherheitsdaten | Bei der Nutzung erzeugt |
| Administration und Support | Kontaktdaten der Administratoren, Supportanfragen, Verlauf administrativer Handlungen | Administratoren und Nutzende |
| Vertrag und Rechnungsstellung | Gewähltes Abonnement, Rechnungen, Zahlungsstatus und vertraglicher Schriftverkehr | Verein und Zahlungsdienstleister |
ClubUp ist nicht dafür bestimmt, medizinische oder andere besonders schützenswerte Daten in Freitextfeldern oder Dokumenten entgegenzunehmen. Ein Verein darf solche Daten nur ablegen, wenn dies erforderlich, rechtmässig und ausdrücklich zulässig ist und mit angemessenen Massnahmen einhergeht.
3 Zwecke und Rechtsgrundlagen
| Zweck | Hauptrolle | Grundlage bei Anwendbarkeit der DSGVO |
|---|---|---|
| Konto erstellen, Zugang zum Vereinsbereich gewähren und die gewünschten Funktionen bereitstellen | Verein Verantwortlicher, ClubUp Auftragsbearbeiter | Erfüllung der Beziehung zum Verein oder berechtigtes Interesse des Vereins |
| Mannschaften, Termine, Mitteilungen, Anwesenheiten, Dokumente, Nachrichten und Partner verwalten | Verein Verantwortlicher, ClubUp Auftragsbearbeiter | Erfüllung der Vereinsbeziehung oder berechtigtes Interesse; Einwilligung, soweit erforderlich |
| Sicherheit gewährleisten, Missbrauch verhindern, Störungen diagnostizieren und den Dienst aufrechterhalten | ClubUp Verantwortlicher für eigene Vorgänge | Berechtigtes Interesse an Sicherung und Betrieb des Dienstes |
| Abonnement, Rechnungsstellung, Support und buchhalterische Pflichten verwalten | ClubUp Verantwortlicher | Vertragserfüllung und gesetzliche Pflicht |
| Benachrichtigungen und transaktionale E-Mails versenden | Je nach Nachricht Verein oder ClubUp | Erfüllung des Dienstes oder berechtigtes Interesse |
Nach Schweizer Recht erfolgen die Bearbeitungen nach den Grundsätzen der Rechtmässigkeit, der Verhältnismässigkeit, der Zweckbindung, der Transparenz und der Sicherheit gemäss DSG. Wird die Einwilligung herangezogen, kann sie mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden, ohne die Rechtmässigkeit der bisherigen Bearbeitung zu berühren.
4 Empfänger und Sichtbarkeit
- Die berechtigten Administratoren des Vereins können auf die zur Verwaltung der Mitglieder und Mannschaften erforderlichen Informationen zugreifen.
- Trainer und Mannschaftsverantwortliche greifen ausschliesslich auf die für ihre Mannschaft und ihre Rolle erforderlichen Daten zu.
- Die übrigen Mitglieder sehen die vom Verein sichtbar gemachten Informationen, etwa Name, Profilbild, Mannschaft oder mit ihnen geteilte Inhalte.
- Mitglieder eines anderen Vereins dürfen keinen Zugriff auf Ihre Daten erhalten.
- Das berechtigte Personal von ClubUp und seine technischen Dienstleister greifen nur insoweit auf Daten zu, als dies für die Bereitstellung, die Sicherheit und die Unterstützung des Dienstes erforderlich ist.
- Behörden können Daten erhalten, soweit das Gesetz dies verlangt oder erlaubt.
5 Technische Dienstleister und Übermittlungen
| Dienstleister oder Dienst | Funktion | Zone oder Garantie |
|---|---|---|
| Google Cloud und Firebase | Authentifizierung, Datenbank, Speicherung und Benachrichtigungen | Für das Projekt konfigurierte Hauptregion; weitere Bearbeitungen nach den Bedingungen von Google und dessen Unterauftragsverzeichnis |
| Google Cloud Translation | Übersetzung der vom Verein freigeschalteten Inhalte | Lokalisierung je nach verwendetem Endpunkt und Konfiguration |
| Vercel Inc. | Hosting und Auslieferung der Website beziehungsweise des Administrationsbereichs | Internationale Bearbeitungen; vertragliche Garantien und anwendbare Übermittlungsmechanismen |
| Zoho ZeptoMail | Transaktionale E-Mails | Rechenzentrum des Kontos; Supportzugriff geregelt nach den Bedingungen von Zoho |
| Zahlungsdienstleister | Zahlung und Rechnungsstellung des Abonnements | Zahlungsdaten werden unmittelbar vom jeweiligen Dienstleister bearbeitet |
Werden Daten in einen Staat übermittelt, dessen Schutzniveau nicht als angemessen anerkannt ist, stützt sich ClubUp auf eine nach anwendbarem Recht zulässige Garantie, insbesondere auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, soweit erforderlich an das Schweizer Recht angepasst, oder auf einen anerkannten Schutzrahmen. Aktuelle Angaben zu den Dienstleistern, ihren Bearbeitungsorten und den anwendbaren Garantien können unter hello@clubup.ch angefordert werden.
Die der automatischen Übersetzung unterworfenen Inhalte können vom Verein erfasste Angaben enthalten. Der Verein hat es zu vermeiden, darin besonders schützenswerte oder nicht erforderliche Daten aufzunehmen.
6 ClubUp Partners
ClubUp Partners ist die Plattform zur Vermittlung zwischen Vereinen und Unternehmen, die sie unterstützen möchten, erreichbar unter partners.clubup.app. Sie ist technisch von der App und vom Administrationsbereich getrennt; dieser Artikel beschreibt die ihr eigenen Bearbeitungen.
Für die auf ClubUp Partners bearbeiteten Daten handelt ClubUp als Verantwortliche. Diese Einordnung unterscheidet sich von derjenigen für die Mitgliederdaten der App, für die der Verein verantwortlich und ClubUp Auftragsbearbeiterin ist.
Betroffen sind die Personen, die auf der Plattform ein Konto erstellen oder in Kontakt treten: die Vertreterinnen und Vertreter der Sponsorenunternehmen und die vom Verein bezeichneten Personen, die seine Angebote veröffentlichen und verwalten.
| Kategorie | Beispiele | Herkunft |
|---|---|---|
| Identität und Kontakt | Name, Vorname, E-Mail-Adresse, Telefon, Funktion | Sie selbst bei der Kontoerstellung |
| Unternehmen | Firma, Adresse, Branche, Website, Mehrwertsteuernummer soweit erforderlich | Sie selbst |
| Angebote und Austausch | Veröffentlichte Anzeigen, Beschreibungen, Fotografien, zwischen Verein und Sponsor ausgetauschte Nachrichten, Offertanfragen | Sie selbst oder Ihr Gegenüber |
| Bestellungen und Zahlungen | Bestellungen, Beträge, Daten, Zahlungsstatus, Belege. Kartendaten werden direkt vom Zahlungsdienstleister bearbeitet und von ClubUp nicht aufbewahrt | Sie selbst und der Zahlungsdienstleister |
| Grafische Elemente | Logos und Werbemittel, die zur Ausspielung bereitgestellt werden | Der Sponsor |
| Technische Protokolle | Konto-Identifikator, IP-Adresse, Verbindungsprotokolle und Sicherheitsdaten | Ihr Endgerät |
Diese Daten dienen dazu, das Konto zu erstellen und zu verwalten, Angebote zu veröffentlichen und einzusehen, den Austausch zwischen Verein und Sponsor zu ermöglichen, Bestellungen und Zahlungen abzuwickeln, die in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen vorgesehene Kommission zu berechnen und zu erheben, Rechnungen und Belege zu erstellen, Missbrauch vorzubeugen und die Sicherheit der Plattform zu gewährleisten. Soweit die DSGVO anwendbar ist, stützen sich die Bearbeitungen auf die Vertragserfüllung oder vorvertragliche Massnahmen, auf das berechtigte Interesse am Betrieb und an der Sicherung der Plattform sowie auf die Erfüllung gesetzlicher, insbesondere buchhalterischer Pflichten.
| Empfänger | Was ihm mitgeteilt wird |
|---|---|
| Der betreffende Verein | Die Kontaktdaten der Vertretung des Sponsors und der Inhalt des Austauschs, wenn dieser mit ihm Kontakt aufnimmt oder bei ihm bestellt |
| Der betreffende Sponsor | Die Kontaktdaten der vom Verein bezeichneten Ansprechperson und der Inhalt des Austauschs |
| Die übrigen Vereine und Sponsoren | Nichts, mit Ausnahme der veröffentlichten Angebote, die ihrer Natur nach öffentlich sind |
| Das befugte Personal von ClubUp | Die für Betrieb, Freigabe der Werbung, Fakturierung und Support erforderlichen Daten |
| Dienstleister oder Dienst | Funktion | Zone oder Garantie |
|---|---|---|
| Sharetribe | Hosting und Betrieb der Plattform ClubUp Partners, Konten, Anzeigen, Nachrichten und Bestellungen | Europäische Union |
| Stripe | Zahlungsabwicklung und Auszahlungen, Betrugsbekämpfung und Identifizierungspflichten | Internationale Bearbeitungen; vertragliche Garantien und anerkannte Übermittlungsmechanismen |
| Daten | Dauer oder Kriterium |
|---|---|
| Konto und Unternehmensprofil | Für die Dauer des Kontos, danach Löschung oder Anonymisierung innert dreissig Tagen nach dessen Schliessung |
| Anzeigen und Austausch | Für die Dauer der Veröffentlichung, danach zwölf Monate, um die Behandlung einer Streitigkeit zu ermöglichen |
| Bestellungen, Rechnungen und Belege | Zehn Jahre, gemäss den buchhalterischen Aufbewahrungspflichten |
| Sicherheitsprotokolle | Höchstens zwölf Monate, ausser bei einem Vorfall |
Die in Artikel 8 beschriebenen Rechte werden für diese Bearbeitungen direkt gegenüber ClubUp ausgeübt, unter hello@clubup.ch, ohne Umweg über einen Verein.
7 Aufbewahrungsdauer
| Daten | Dauer oder Kriterium |
|---|---|
| Konto, Profil und Zugehörigkeit | Während der Mitgliedschaft oder des berechtigten Zugangs, anschliessend Löschung oder Anonymisierung nach den Weisungen des Vereins, spätestens nach Ablauf der anwendbaren Frist bei Vertragsende |
| Nachrichten, Mitteilungen, Termine, Antworten und Dokumente | Vom Verein nach seinen vereinsmässigen Bedürfnissen bestimmte Dauer, anschliessend Löschung oder Anonymisierung; allgemeine Löschung bei Dienstende gemäss Vertrag |
| Sicherheitsprotokolle | Höchstens zwölf Monate, ausser bei Erfordernis im Zusammenhang mit einem Vorfall oder einer gesetzlichen Pflicht |
| Supportanfragen und Meldungen | Bis zwölf Monate nach Abschluss, ausser bei Streitigkeit oder gesetzlicher Pflicht |
| Vertragsdaten und Buchhaltungsbelege | Zehn Jahre oder jede andere vom anwendbaren Recht vorgeschriebene Dauer |
| Sicherungskopien | Rotation und Löschung innert höchstens neunzig Tagen nach Löschung in den aktiven Systemen, vorbehaltlich der bestätigten technischen Möglichkeiten |
Bei Ende des Abonnements verfügt der Verein über dreissig Tage, um den vertraglich vorgesehenen Export zu verlangen oder vorzunehmen. Nach Ablauf dieser Frist wird die Löschung oder Anonymisierung in den aktiven Systemen eingeleitet und innert dreissig Tagen abgeschlossen, vorbehaltlich einer gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrung, einer zur Feststellung von Rechten erforderlichen Aufbewahrung oder der auf Sicherungskopien beschränkten Aufbewahrung bis zu deren Rotation.
8 Ihre Rechte
Nach massgebendem Recht und unter den dort vorgesehenen Voraussetzungen können Sie Auskunft über Ihre Daten, deren Berichtigung oder Löschung, die Einschränkung der Bearbeitung, die Herausgabe bestimmter Daten in einem übertragbaren Format verlangen oder einer auf berechtigtem Interesse beruhenden Bearbeitung widersprechen. Sie können zudem eine Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Für die von Ihrem Verein bestimmten Bearbeitungen richten Sie Ihr Gesuch an den Vorstand oder an die Datenschutzkontaktstelle des Vereins. Sie können auch an hello@clubup.ch schreiben; ClubUp leitet das Gesuch an den Verein weiter oder beantwortet es, soweit ClubUp selbst als Verantwortlicher handelt. Eine angemessene Überprüfung der Identität kann verlangt werden.
Die Löschung eines Kontos führt nicht zwingend zur sofortigen Löschung sämtlicher Beiträge: bestimmte Inhalte können anonymisiert oder aufbewahrt werden, wenn eine gesetzliche Pflicht, Rechte Dritter, die Sicherheit oder die Wahrung von Rechten dies rechtfertigen. Sicherungskopien werden nach ihrem Rotationszyklus gelöscht.
9 Minderjährige und gesetzliche Vertretung
Vereine können minderjährige Mitglieder und die Kontaktdaten ihrer gesetzlichen Vertretung verwalten. Der Verein bestimmt die geeignete Rechtsgrundlage und holt die erforderlichen Bewilligungen ein, namentlich für Fotografien und veröffentlichte Inhalte. Die elterliche Einwilligung ist nicht die einzig mögliche Grundlage und wird nur verlangt, wenn das anwendbare Recht oder die Art der Bearbeitung dies erfordert. Die Rechte einer minderjährigen Person können unter den gesetzlich vorgesehenen Voraussetzungen durch ihre gesetzliche Vertretung ausgeübt werden.
10 Sicherheit
ClubUp trifft dem Risiko angemessene technische und organisatorische Massnahmen, namentlich die Verschlüsselung der Kommunikation, die individualisierte Zugriffsverwaltung, die Beschränkung von Privilegien, die logische Trennung der Vereine, die Sicherheitsprotokollierung und Verfahren zur Behandlung von Vorfällen. Da kein System absolute Sicherheit gewährleisten kann, werden die Massnahmen nach Massgabe der Risiken und der Entwicklung des Dienstes neu beurteilt.
11 Beschwerden
Sie können sich vor jeder Beschwerde an Ihren Verein oder an ClubUp wenden. Sie können sich zudem an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten in der Schweiz wenden. Ist die DSGVO anwendbar, können Sie die zuständige Aufsichtsbehörde des Staates anrufen, in dem Sie wohnen, arbeiten oder eine Verletzung vermuten.
12 Änderungen
Diese Erklärung kann aktualisiert werden, um der Entwicklung des Dienstes, der Dienstleister oder des Rechts Rechnung zu tragen. Jede wesentliche Änderung wird den Nutzenden auf geeignete Weise mitgeteilt. Version und Datum der Aktualisierung sind am Anfang oder am Ende des Dokuments angegeben.
Bei Abweichungen zwischen den Sprachfassungen ist die französische Fassung massgebend.